ULGA NA NIANIE
Nie wszystkie wydatki na prezesa są kosztem
EKSPERT WYJAŚNIA
Zbigniew Błaszczyk, doradca podatkowy spółki doradztwa podatkowego GRNB PARTNER Sp. z o.o. z Mikołowa
Czy wydatki ponoszone przez spółkę z o.o. na rzecz prezesa, który jest również jednym z wielu udziałowców (nie jest pracownikiem), takie jak wydatki na usługi hotelowe, konsumpcję, bilety lotnicze, są kosztem uzyskania przychodu?
Odpowiedź na tak sformułowane pytanie jest wyłącznie jedna: nie są. Przy czym należy w tym przypadku rozważyć również taką możliwość, kiedy to członek zarządu spółki nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a spółka ta ponosi wydatki związane z osobą prezesa na jego prywatne cele. W tym przypadku odpowiedź jest podobna: nie są to koszty uzyskania przychodu spółki, chyba że będą stanowiły wynagrodzenie w naturze wynikające z umów cywilnoprawnych o zarządzanie spółką, umowy spółki, uchwał zgromadzenia wspólników. Należy tu podkreślić, że w każdym z takich przypadków trzeba rozpatrywać indywidualnie wszelkie aspekty statusu takiego wydatku. Jednak co do zasady nie są to wydatki, które można by kwalifikować jako koszty uzyskania przychodu w zgodzie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych.
A jak będzie wyglądała sytuacja, gdy członek zarządu spółki nie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a spółka ponosi wydatki związane z osobą prezesa, który wykonuje czynności na rzecz spółki w ramach pełnienia funkcji wynikającej z powołania go na to satnowisko?
W takiej sytuacji, zakładając, że bez znaczenia jest fakt innych (cywilnoprawnych) więzi ze spółką (z wyjątkiem gdy w ramach umowy, np. o zarządzanie, szczegółowo uzgodniono te kwestie), wydatki poniesione na opłacenie usług hotelowych, konsumpcji, biletów (w tym lotniczych), jak również wszelkie inne są kosztem uzyskania przychodu tej spółki na zasadach ogólnych jak dla pracowników w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Mamy tu bowiem do czynienia ze świadczeniami wzajemnymi i wydatkami związanymi nie tyle z osobą prezesa, lecz funkcjonowaniem spółki w ogóle. W zasadzie bez znaczenia w sprawie jest to, że prezes (członek zarządu) jest jednym z udziałowców spółki, gdyż kwalifikacja punktów 38 i 38a ustępu pierwszego artykułu 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych jest zgodna.
Gdzie kwestie związane z wydatkami ponoszonymi na prezesa są uregulowane, czy określają one jasno, które wydatki będą kosztem, a które nie?
Jak wyjaśniłem wcześniej, zagadnienie to reguluje w części artykuł 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który w ust. 1 pkt 38 i 38a stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego; wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Fakt podkreślenia przez ustawodawcę charakteru świadczeń jako jednostronnych czy też odniesienie wydatków narzecz osób do grupy świadczeń typu wynagrodzenia, wskazuje jednoznacznie, że ma on na uwadze środki (również towary i usługi), których dyspozycja będzie w gestii otrzymującego i które nie będą służyły spółce, a wyłącznie dowolnym (prywatnym) jego celom.
A jak do sprawy podchodzą organy podatkowe?
Do zagadnienia odniósł się minister finansów w piśmie z 25 stycznia 1999 r. (nr PO 4/AK-802-564/98) skierowanym do izb skarbowych oraz urzędów kontroli skarbowej wydanym w trybie art. 14 par. 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, w którym wskazał m.in., iż przepisy art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT nie znajdują zastosowania w przypadkach dwustronnie zobowiązujących umów cywilnoprawnych zawieranych między spółką (spółdzielnią) i jej udziałowcem, akcjonariuszem (członkiem spółdzielni) bądź członkiem organów spółki (rady nadzorczej, komisji rewizyjnej itp.), zgodnie z którymi spółka dokonuje zapłaty tym osobom za wykonane przez nie świadczenia na jej rzecz. Zwrotu: "wydatki ponoszone na rzecz udziałowców" nie można utożsamiać z zapłatą za konkretne świadczenie dokonywane na rzecz spółki przez jej udziałowca, który w takim przypadku nie występuje w charakterze udziałowca.
Biorąc pod uwagę przedstawione wyjaśnienia, można bez wątpienia stwierdzić, że świadczenia wzajemne, o ile są ponoszone w celu osiągnięcia przez spółkę przychodu (choćby niepewnego czy przyszłego), są dla niej kosztem uzyskania przychodu. Gdy występują, należy zwrócić szczególną uwagę na pełną ich dokumentację, która umożliwi wykazanie tak racjonalności, jak i niezbędności ich poniesienia.
Rozmawiała Ewa Matyszewska
